Was ist IT-Outsourcing? - Definition, Vorteile und Nachteile

Die IT-Branche entwickelt sich in rasantem Tempo: Regelmäßig kommen neue Software-Lösungen auf den Markt, während Sicherheitsrisiken stetig zunehmen. Vor diesem Hintergrund kann es für Unternehmen strategisch sinnvoll sein, spezifische Aufgaben im IT-Bereich auszulagern.

Warum ist gerade im Bereich der IT-Beratung und der Cyber Security das Outsourcing so beliebt? 

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf den speziellen Bereich des IT-Outsourcings: Was ist IT-Outsourcing? Welche Vorteile und Nachteile bietet es? Wann ist es sinnvoll?

IT-Outsourcing - Eine kurze Definition

Kurz und knapp erklärt: IT-Outsourcing bedeutet, dass ein Unternehmen IT-Aufgaben oder -Dienste an externe IT-Dienstleister auslagert. Dies kann Bereiche wie Softwareentwicklung, IT-Support, Servermanagement oder Cloud-Services umfassen. Ziel ist oft, Kosten zu sparen, Spezialwissen zu nutzen oder sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Tatsächlich ist das Outsourcing, also die Auslagerung bestimmter Aufgaben und Produktionsschritte, aus vielen unterschiedlichen Branchen bekannt. Auch Automobilhersteller, die Zulieferer beschäftigen, machen vom Outsourcing Gebrauch. 

Das IT-Outsourcing wiederum hat mit der rasanten digitalen Transformation nochmals an Bedeutung gewonnen. Denn Generalisten, wie sie viele Betriebe intern beschäftigen, fehlt für komplexe Aufgabenstellungen, etwa rund um die Implementierung neuer Software-Lösungen, häufig das entsprechende Fachwissen.

Insofern denken immer mehr Unternehmen darüber nach, ihre IT zumindest für einen bestimmten Zeitraum an eine externe IT-Abteilung auszulagern. Alternativ werden für bestimmte Anwendungen und Problemstellungen maßgeschneiderte Lösungen über einen IT-Berater gesucht.

Welche Arten von IT-Outsourcing gibt es?

Oftmals ist IT-Outsourcing bereits für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll. Denn mit zunehmender Größe gewinnt das Thema Cybersicherheit immer mehr an Bedeutung. Zudem fallen bereits allein im Kundenservice große Datenmengen an.

Prinzipiell kommen beim Thema IT-Outsourcing in Unternehmen drei verschiedene Möglichkeiten in Betracht:

• Offshore-Outsourcing: Hier werden die Aufgaben und Dienstleistungen, die bis dato von einer intern angesiedelten IT-Abteilung bewältigt wurden, an einen externen Anbieter im Ausland ausgelagert. Die Kommunikation mit diesem ausländischen IT-Dienstleister findet dann vornehmlich über E-Mail, Telefon oder auch VoIP statt.
• Onshore-Outsourcing: Im Gegensatz zum Offshore befindet sich der Firmensitz des externen Dienstleisters innerhalb Deutschlands. Somit entfallen Sprachbarrieren oder mögliche soziokulturelle Hürden. Denkbar ist dabei eine Auslagerung der kompletten Infrastruktur. Ebenso könnten beim Anwendungs-Outsourcing die Dienstleistungen an den eigenen PCs von externen Fachkräften erbracht werden.
• Nearshore-Outsourcing: Eine geografische Nähe zum externen IT-Dienstleister soll erhalten bleiben, während Kosten gespart werden. Im europäischen Kontext bedeutet dies in aller Regel, dass westeuropäische Unternehmen mit Dienstleistern aus Osteuropa kooperieren. 

Jedes dieser Modelle ist mit spezifischen Vor- wie auch Nachteilen verknüpft. So lassen sich durch ein Outsourcing die internen Kosten senken, insbesondere dann, wenn Unternehmen ihre Aufgaben im IT-Sektor in Länder mit einem niedrigeren Lohnniveau auslagern. 

Als Nachteil müssen jedoch Sprachbarrieren, soziokulturelle Hürden wie auch die unterschiedlichen Zeitzonen benannt werden. Letzteres ist einer der Gründe, warum Outsourcing-Modelle, welche die IT-Abteilung nach Osteuropa auslagern, bei vielen deutschen Unternehmen durchaus beliebt sind.

Denn die Firmensitze der Auftraggeber wie auch des externen Dienstleisters liegen nur wenige Flugstunden voneinander entfernt. Zudem sind die Zeitzonen die gleichen, was bedeutet, dass sich die Standardarbeitszeiten zumindest ähneln.

Vorteile von IT-Outsourcing

Laut Bundeszentrale für politische Bildung lassen sich ganz unterschiedliche Aufgabenbereiche und Arbeitsschritte outsourcen. Angefangen bei der Forschung und Entwicklung über die Materialbeschaffung bis hin zur EDV-Beratung.

In aller Regel versprechen sich Unternehmen, die bestimmte Arbeitsschritte an externe Dienstleister auslagen, davon eine Kostenersparnis und mehr Effizienz. Zudem muss als weiterer Vorteil der Zugriff auf Expertenwissen benannt werden. 

Tatsächlich macht die digitale Transformation eine spezielle Expertise in IT-Fragen zu einem entscheidenden Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg. Und das nicht allein für Weltkonzerne und Großbetriebe, sondern ebenso für Unternehmen aus dem KMU-Bereich.

Sollte dieses Know-how, etwa rund um die Cybersicherheit oder die Auswahl geeigneter Kundenmanagement-Lösungen, nicht in der eigenen Firma vorhanden sein, macht die Auslagerung von Aufgaben auf jeden Fall Sinn.

Als Gründe für ein IT-Outsourcing werden vom Großteil der befragten Unternehmen folgende Vorzüge genannt:

• Je effizienter die IT-Abteilung arbeitet, desto reibungsloser läuft der gesamte Betrieb. Durch vereinfachte Arbeitsabläufe werden Kosten eingespart und neue Kunden, die über ein verbessertes Marketing generiert werden, steigern den Gewinn.
• Externe Dienstleister nehmen den eigenen Mitarbeitern unbeliebte Aufgaben ab. Dadurch kann sich ein Unternehmen völlig auf sein Kerngeschäft fokussieren und hier mit einer besonderen Kompetenz punkten.
• Im Zuge der digitalen Transformation werden die EDV-Abteilungen von Unternehmen vor ständig neue Herausforderungen gestellt. Das betrifft CRM-Lösungen, aber auch Fragen rund um die Cybersicherheit, die für die eigenen Mitarbeiter oftmals zu komplex sind. Das Know-How von externen Dienstleistern hilft wettbewerbsfähig zu bleiben und vor Cyberattacken zu schützen. Kleine und mittlere Unternehmen, die schlecht geschützt sind, werden immer wieder lahmgelegt.
• Nicht zuletzt bleiben Unternehmen, die ihre IT-Abteilung auslagern, sehr flexibel. Kein Kapital wird durch Computer und hochwertiges Equipment gebunden. Zudem kann auf Veränderungen in der Unternehmensstruktur, etwa Geschäftsfelder, die neu hinzukommen, zeitnah und ohne aufwendige Mitarbeitersuche reagiert werden.

Nachteile und Risiken des IT-Outsourcings 

Unter anderem gestalten sich die Qualitätskontrollen bei externen Dienstleistern schwierig. Zudem machen sich Unternehmen, die bestimmte Arbeitsschritte oder Dienstleistungen auslagern, bis zu einem gewissen Grad von ihren Partnerfirmen abhängig.

Gerade beim Offshore-Outsourcing können zudem Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede Missverständnisse hervorrufen. 

Befindet sich das Partnerunternehmen in einer völlig anderen Zeitzone, können Kommunikation und Koordination der Arbeitsabläufe eine echte Herausforderung darstellen. Insofern stellt sich die Frage, ob – und wenn ja, wohin – ein IT-Outsourcing sinnvoll ist.

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Tatsächlich gilt es, Vor- wie auch Nachteile abzuwägen. Denn die Kostenersparnis und gesteigerte Effizienz sind nur ein Aspekt.

Im Umkehrschluss kann es schwierig sein, die eigenen Mitarbeiter und den externen Dienstleister zu koordinieren, insbesondere dann, wenn größere Entfernungen oder Sprachbarrieren den Austausch erschweren. Auch fällt die Einschätzung der Expertise des externen Dienstleisters fachfremden Vorständen und Geschäftsführern oftmals schwer. 

Dennoch macht ein IT-Outsourcing gerade bei Unternehmen, die schnell wachsen, Sinn. Denn wer die EDV auslagert, bleibt flexibel und bindet nicht unnötig Kapital. Dennoch werden Cybersicherheit und Kundenmanagement-Systeme optimal betreut und können, falls nötig, jederzeit angepasst werden.

Tipps für die Auswahl eines externen IT-Beraters

Wenn die Entscheidung gefallen ist, die IT-Abteilung oder Teile davon auszulagern, beginnt die Suche nach einem geeigneten IT-Berater oder Implementierungspartner. Dabei ist es entscheidend, klare Ziele und Anforderungen im Vorfeld zu definieren, um den passenden Dienstleister zu finden.

Klärung der Anforderungen

Zunächst sollte festgelegt werden, ob das Outsourcing die gesamte IT-Infrastruktur oder nur spezifische Projekte betrifft. Nicht jeder externe Anbieter kann umfassende „All-Inclusive“-Services leisten. Es empfiehlt sich daher, folgende Punkte vorab zu klären:

• Umfang der Auslagerung: Soll die gesamte IT-Abteilung ausgelagert werden oder nur einzelne Bereiche wie IT-Sicherheit, Cloud-Computing oder eine CRM-Lösung?
• Aufgabenverteilung: Welche konkreten Aufgaben und Entscheidungsbereiche werden an den externen Dienstleister delegiert?
• Technologiebedarf: Welche Hardware- und Softwarelösungen werden für die angestrebten Ziele benötigt, und wer übernimmt deren Beschaffung?

Auch der Zeitfaktor ist ein wesentlicher Aspekt: Beide Seiten sollten den zeitlichen Rahmen für geplante Maßnahmen, etwa die Implementierung einer neuen Software, partnerschaftlich abstimmen. Nur durch detaillierte Absprachen lassen sich Missverständnisse und Enttäuschungen vermeiden.

Der Auswahlprozess

Eine schriftliche Checkliste kann bei der Auswahl eines passenden IT-Beraters oder Implementierungspartners helfen. Dabei sollten unter anderem folgende Fragen berücksichtigt werden:

• Wird ein Spezialist (z. B. für CRM-Management) oder ein Generalist benötigt?
• Welche konkreten Leistungen sollen ausgelagert werden?
• Welches Budget steht für die IT-Dienstleistung zur Verfügung?
• Sollte der Sitz des IT-Beraters in räumlicher Nähe liegen, etwa in derselben Stadt oder Region?

Die geografische Nähe kann in vielen Fällen von Vorteil sein, insbesondere wenn regelmäßige Vor-Ort-Termine notwendig sind, etwa bei der Einführung neuer Software oder im Falle von Cyberattacken. Schnelle Reaktionszeiten können entscheidend sein, da Zeit bei IT-Problemen oft bares Geld bedeutet.

Lassen Sie sich beraten und entscheiden Sie gemeinsam mit einem Experten, welche Teilbereiche Ihrer EDV-Infrastruktur Sie zukünftig outsourcen. 

Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf!