Erfolgreiche Umstellung auf Office 365: Ihr Leitfaden aus der Praxis

Sie planen auf Office 365 umzustellen? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie eine erfolgreiche Migration auf die Plattform durchführen können. Beginnend bei der Planung und Vorbereitung bis hin zur Migration und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wir geben Ihnen praktische Tipps und zeigen Ihnen die Vorteile, die Ihnen die Plattform bietet.

Der Wechsel auf Office 365 bietet viele Vorteile für Unternehmen. Angefangen bei der Skalierbarkeit und Flexibilität, über die Integration mit anderen Microsoft-Diensten bis hin zur einfachen Zusammenarbeit im Team. Doch wie gelingt eine erfolgreiche Migration? Wie können Sie sicherstellen, dass der Wechsel reibungslos verläuft?

In diesem Leitfaden finden Sie die Antworten auf diese und weitere Fragen. Wir begleiten Sie auf dem Weg und geben Ihnen wertvolle Unterstützung aus der Praxis.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie von der Migration von Office 365 profitieren können.

Der korrekte Name - Office 365 oder Microsoft 365

Im April 2020 kam es zum Rebranding der Marke Office 365 zu Microsoft 365. Hinter der Änderung steckt das Streben von Microsoft möglichst viele seiner Dienste als All-In-One Komplettlösung in eine Software zu integrieren. Aus diesem Grund wirkte der alte Name “Office 365” zu klein. Alle bekannten Features aus Office 365 wurden in die neue Microsoft 365 Lösung übernommen.

Im folgenden Beitrag sprechen wir immer von Office 365, da sich dieser Name etabliert hat und die Software Suite unter diesem Namen, den meisten Menschen ein Begriff ist.

Warum eine Umstellung auf Office 365 sinnvoll ist

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Umstellung. Doch welche Vorteile bietet die Plattform und warum ist eine Umstellung sinnvoll?

Die Vorteile von Office 365

Mit Office 365 haben Sie alle wichtigen Tools und Anwendungen in einer Plattform vereint. Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten und können mit anderen Mitarbeitern in Echtzeit zusammenarbeiten. Das erhöht die Produktivität und spart Zeit und Kosten.

Durch die Cloud-basierte Lösung müssen Sie keine eigene Infrastruktur aufbauen und sich um Wartung und Updates kümmern. Microsoft übernimmt dies alles für Sie. Zudem haben Sie immer die aktuellen Versionen der Software zur Verfügung und sind so gegenüber anderen Unternehmen wettbewerbsfähiger.

Mit Office 365 haben Sie außerdem eine hohe Flexibilität und können je nach Bedarf weitere Dienste und Funktionen hinzubuchen. So können Sie die Plattform perfekt an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Funktionen und Dienste von Office 365

Office 365 bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen und Diensten, die Ihre Arbeit effizienter gestalten. Sie haben Zugriff auf E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben, die Sie mit anderen Mitarbeitern teilen können. Zudem können Sie Ihre Daten in OneDrive speichern und von überall aus darauf zugreifen. Auch die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit ist mit Office 365 möglich.

Mit SharePoint können Sie Intranet-Portale und Websites erstellen und verwalten. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Teams und Gruppen zu erstellen und so die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Weiterhin bietet Office 365 auch Lösungen für Business Intelligence, Enterprise Mobility und Sicherheit. So haben Sie eine umfassende Plattform für Ihr Unternehmen zur Verfügung, die Ihnen hilft, Ihre Ziele schneller und effektiver zu erreichen.

Die verschiedenen Office 365 Lösungen im Überblick

Microsoft Office 365 bietet Ihnen eine Vielzahl von Lösungen, die auf verschiedene Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Office 365 Lösungen:

Office 365 Business Essentials

Office 365 Business Essentials ist die ideale Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die auf der Suche nach einer cloudbasierten E-Mail-Lösung sind. Die Plattform bietet Ihnen eine professionelle E-Mail-Adresse mit Ihrem eigenen Domainnamen sowie einen enormen Speicherplatz für E-Mails und Dateien.

Office 365 Business

Office 365 Business ist die richtige Lösung für Ihr Unternehmen, wenn Sie die bekannten Office-Anwendungen, wie Word, Excel und PowerPoint, auf Ihren Geräten nutzen möchten. Die Plattform bietet Ihnen außerdem eine E-Mail-Lösung sowie Speicherplatz in der Cloud.

Office 365 Business Premium

Office 365 Business Premium ist die umfangreichste Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Plattform bietet Ihnen alle Vorteile von Office 365 Business und Office 365 Business Essentials sowie zusätzliche Funktionen wie HD-Videoconferencing und eine Business Intelligence Funktion.

Office 365 Enterprise

Office 365 Enterprise ist die richtige Lösung, wenn Sie ein größeres Unternehmen haben. Die Plattform bietet Ihnen alle Funktionen von Office 365 Business Premium sowie spezielle Funktionen für Unternehmen mit größerem Bedarf. Dazu gehören beispielsweise Funktionen für die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Inhalten.

Office 365 Education

Office 365 Education ist die spezielle Lösung für Bildungseinrichtungen. Die Plattform bietet Lehrern, Schülern und Mitarbeitern eine professionelle E-Mail-Adresse, Office-Anwendungen sowie spezielle Funktionen für die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen.

Mit diesen verschiedenen Office 365 Lösungen können Sie die richtige Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens auswählen. Wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt und profitieren Sie von den Vorteilen der Office 365 Plattform.

Vorbereitungen für die Umstellung

Bevor Sie mit der Umstellung beginnen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Ihr Unternehmen optimal darauf vorzubereiten. Eine sorgfältige Vorbereitung ist wichtig, um potenzielle Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass die Umstellung reibungslos verläuft.

Überprüfen Sie Ihre IT-Infrastruktur

Die Integration von Office 365 in Ihre bestehende IT-Infrastruktur erfordert eine sorgfältige Planung und Überprüfung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme und Anwendungen mit Office 365 kompatibel sind, um mögliche Probleme im Voraus zu erkennen und zu lösen.

Erstellen Sie einen detaillierten Plan

Ein detaillierter Plan ist unerlässlich, um eine erfolgreiche Umstellung sicherzustellen. Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen, planen Sie die Migration sorgfältig und setzen Sie klare Meilensteine. So können Sie den Fortschritt kontrollieren und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen.

Erstellen Sie ein Testumfeld

Erstellen Sie ein Testumfeld, um die Migration von Office 365 zu testen und zu simulieren. So können Sie Ihre Systeme und Anwendungen testen und potenzielle Probleme identifizieren, bevor Sie die Umstellung in der Praxis durchführen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Die Umstellung erfordert eine Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur so können sie das volle Potenzial der Plattform ausschöpfen und effizient arbeiten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit neuen Anwendungen und Funktionen und klären Sie sie über die Vorteile von Office 365 auf.

Beziehen Sie einen IT-Dienstleister mit ein

Die Integration von Office 365 in Ihre IT-Infrastruktur erfordert eine Expertise und Erfahrung, die Sie möglicherweise nicht intern haben. Ein erfahrenes IT-Unternehmen wie MDSYSTEC kann Ihnen dabei helfen, Ihre Systeme und Anwendungen nahtlos in Office 365 zu integrieren und Ihnen bei der Migration und Integration unterstützen.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Office 365 Migration

Sie haben sich für eine Migration zu Office 365 entschieden und möchten nun wissen, wie Sie vorgehen müssen? Hier finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Migration.

1. Planung

Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie einen Plan erstellen. Legen Sie fest, welche Daten und Dienste auf Office 365 übertragen werden sollen und welche nicht. Berücksichtigen Sie dabei auch mögliche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Diensten. Überlegen Sie sich außerdem, wie lange die Migration dauern wird und welche Auswirkungen sie auf den Geschäftsbetrieb haben kann.

2. Vorbereitung

Nachdem Sie einen Plan erstellt haben, können Sie mit der Vorbereitung beginnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur kompatibel mit Office 365 ist und dass alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Legen Sie außerdem fest, wer die Berechtigungen für Office 365 erhalten soll und wer nicht.

3. Datenmigration

Nun können Sie mit der eigentlichen Migration beginnen. Kopieren Sie Daten von lokalen Datenspeichern oder anderen Cloud-Diensten in die Office 365-Plattform. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Daten sicher übertragen werden und dass sie vollständig sind. Während der Migration sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Daten verlieren.

4. Konfiguration

Nachdem die Migration abgeschlossen ist, müssen Sie Office 365 konfigurieren. Legen Sie fest, welche Benutzer welche Dienste nutzen können und passen Sie die Einstellungen entsprechend an. Überprüfen Sie auch, ob alle Ihre E-Mails und Kalender synchronisiert werden und ob Ihre Video- und Telefonkonferenzen reibungslos funktionieren.

5. Schulung und Support

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das volle Potenzial von Office 365 ausschöpfen können, sollten Sie Schulungen anbieten. Zeigen Sie Ihnen, wie sie die verschiedenen Dienste und Funktionen richtig nutzen und welche Vorteile diese bieten. Bieten Sie auch schnellen und effizienten Support bei Fragen oder Problemen.

6. Überwachung

Sobald die Migration abgeschlossen ist und alles konfiguriert wurde, sollten Sie die Performance von Office 365 überwachen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Dienste einwandfrei funktionieren und ob die Daten sicher sind.

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Migration zu Office 365 können Sie die Plattform schnell und effizient in Ihrem Unternehmen einführen und von den zahlreichen Office 365 Diensten profitieren.

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Das umstellen auf  Office 365 bietet Ihren Mitarbeitern viele neue Funktionen und Möglichkeiten, um effizienter und produktiver zu arbeiten. Eine erfolgreiche Umstellung hängt jedoch auch davon ab, wie gut Ihre Mitarbeiter mit den neuen Funktionen vertraut sind.

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das volle Potenzial von Office 365 nutzen können, ist eine Schulung und Sensibilisierung unerlässlich. Wir empfehlen Ihnen daher, Schulungen anzubieten, die sich auf die spezifischen Funktionen und Anforderungen Ihres Unternehmens konzentrieren.

Eine effektive Schulung sollte praxisorientiert sein und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die neuen Funktionen in einem realen Arbeitsumfeld zu testen. So können sie ihre Fähigkeiten verbessern und gleichzeitig sicherer mit den neuen Funktionen umgehen.

Es ist auch wichtig, Ihre Mitarbeiter über die Vorteile der neuen Funktionen aufzuklären, um sicherzustellen, dass sie motiviert sind, sie zu nutzen. Wenn sie erkennen, wie ihnen die neuen Funktionen bei ihrer täglichen Arbeit helfen können, werden sie eher bereit sein, sie zu nutzen.

Eine Sensibilisierungskampagne kann auch hilfreich sein, um Ihre Mitarbeiter auf die Umstellung vorzubereiten. Sie sollten ihnen die Gründe für die Umstellung erklären und wie die neuen Funktionen ihre Arbeit erleichtern werden. Dies kann in Form von E-Mails, Informationsveranstaltungen oder Schulungen geschehen.

Zusammenfassend ist die Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Umstellung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den neuen Funktionen vertraut sind und motiviert sind, sie zu nutzen, um die Vorteile der Plattform voll auszuschöpfen.

Sicherheit und Datenschutz in Office 365

Als Unternehmen ist es wichtig, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind. Microsoft Office 365 bietet Ihnen mehrere Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, die Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.

Sicherheitsfunktionen von Office 365

Die Plattform verfügt über verschiedene integrierte Sicherheitsfunktionen wie zum Beispiel:

• Identity and Access Management: Dieser Dienst stellt sicher, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf Ihre Daten haben.
• Advanced Threat Protection: Diese Funktion erkennt und blockiert potenzielle Bedrohungen wie Viren und Malware, bevor sie Schaden anrichten können.
• Device Management: Office 365 ermöglicht es Ihnen, Geräte, die auf Ihre Daten zugreifen, zu überwachen und zu verwalten.

Datenschutzrichtlinien von Office 365

Microsoft setzt strenge Datenschutzrichtlinien um sicherzustellen, dass Ihre Daten in Office 365 geschützt sind. Die Plattform erfüllt verschiedene internationale Datenschutzstandards wie beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zu den Datenschutzfunktionen gehören:

• Data Loss Prevention: Dieser Dienst verhindert, dass vertrauliche Daten versehentlich oder absichtlich weitergegeben werden.
• Customer Lockbox: Diese Funktion gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, wer auf Ihre Daten zugreifen kann.
• Privileged Access Management: Office 365 ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf vertrauliche Daten auf eine begrenzte Anzahl von Nutzern zu beschränken.

Durch die Verwendung von Microsoft Office 365 können Sie sicher sein, dass Ihre Daten optimal geschützt sind.

Die Rolle des IT-Dienstleisters bei der Migration Office 365

Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine gründliche Planung und Vorbereitung, um mögliche Probleme zu minimieren und eine reibungslose Integration sicherzustellen.

Als IT-Dienstleister kann MDSYSTEC Ihnen helfen, die Migration auf Office 365 zu meistern. Wir bieten Ihnen umfassende Unterstützung bei der Migration und Integration, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Office 365 Dienste

Mit Office 365 haben Sie Zugriff auf eine Vielzahl von Diensten und Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Von der E-Mail-Kommunikation bis hin zu gemeinsamen Dokumenterstellungen und -bearbeitungen – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Als IT-Dienstleister können wir Ihnen helfen, die richtigen Office 365 Dienste für die Anforderungen Ihres Unternehmens auszuwählen und diese gezielt einzusetzen.

Migration zu Office 365

Die ganze Thematik rund um die Migration kann eine komplexe Aufgabe sein und erfordert in der Regel ein hohes Maß an technischem Fachwissen. Als IT-Dienstleister können wir Ihnen helfen, die Herausforderungen zu meistern.

Wir unterstützen Sie bei der Planung und Durchführung der Umstellung sowie bei der Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Darüber hinaus bieten wir Schulungen und Sensibilisierung für Ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass diese die neuen Funktionen optimal nutzen können.

Mit MDSYSTEC als Ihrem IT-Dienstleister können Sie sicher sein, dass Ihre IT in guten Händen ist. Wir übernehmen die Verantwortung für Ihre IT und sorgen dafür, dass die Umstellung reibungslos verläuft.

Office 365 Support und Wartung

Bei Fragen oder Problemen im Zusammenhang mit Office 365 stehen Ihnen verschiedene Support-Optionen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise über das Office 365-Portal ein Ticket erstellen, um technische Unterstützung durch Microsoft zu erhalten.

Zusätzlich bieten viele IT-Dienstleister, wie MDSYSTEC, auch Support und Wartungsdienste für Office 365 an. Dabei handelt es sich um einen umfassenden Service, der Ihnen bei der Einrichtung und Nutzung von Office 365 hilft. Wir übernehmen für Sie die Administration und Wartung der Plattform und sorgen dafür, dass sie jederzeit reibungslos funktioniert.

Ein weiterer Vorteil von externen IT-Dienstleistern ist, dass sie Ihnen bei Fragen und Problemen jederzeit zur Verfügung stehen. So können Sie sicher sein, dass Sie schnelle und kompetente Hilfe erhalten, wenn Sie sie benötigen.

Neben dem Support bieten IT-Dienstleister auch Schulungen und Trainings für Ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass diese sich schnell und effektiv mit der neuen Plattform vertraut machen können.

Office 365 Dienste

Zusätzlich zum Support bietet Office 365 auch verschiedene Dienste, die die Nutzung der Plattform erleichtern. Dazu gehören beispielsweise die Möglichkeit, E-Mails und Kalender zu synchronisieren, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Integration von externen Anwendungen.

Darüber hinaus stehen Ihnen mit Office 365 zahlreiche weitere Funktionen, wie beispielsweise Online-Meetings, Chat und Videokonferenzen, zur Verfügung, die Ihre Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partnern erleichtern.

Insgesamt bietet Office 365 alles, was Sie benötigen, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten.

Erfolgsfaktoren für eine reibungslose Umstellung 

Die Umstellung eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Vorbereitung und Planung können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft. Hier sind einige Erfolgsfaktoren, die Ihnen dabei helfen können:

1. Klare Kommunikation

Kommunizieren Sie klar an alle Mitarbeiter. Erklären Sie, warum die Umstellung stattfindet und welche Veränderungen es geben wird. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über die Vorteile von Office 365 informiert sind.

2. Planung

Planen Sie alles sorgfältig. Legen Sie einen Zeitrahmen fest und stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Schritte im Voraus abgeschlossen sind. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Ressourcen wie Hardware und Software verfügbar sind.

3. Schulung der Mitarbeiter

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Office 365-Funktionen und -Diensten. Stellen Sie sicher, dass sie alle notwendigen Kenntnisse haben, um effektiv mit der Plattform zu arbeiten. Bieten Sie Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.

4. Integration

Integrieren Sie Office 365 nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Dienste und Anwendungen vorhanden sind und reibungslos funktionieren. Erstellen Sie im Voraus einen Plan für die Integration, um mögliche Probleme zu vermeiden.

5. Unterstützung durch einen IT-Dienstleister

Holen Sie sich Unterstützung von einem erfahrenen IT-Dienstleister wie MDSYSTEC. Wir können Sie bei der Migration und Integration unterstützen und sicherstellen, dass alles reibungslos verläuft.

6. Überwachung und Wartung

Überwachen und warten Sie Ihre Office 365-Plattform regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie einwandfrei funktioniert. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Updates durchgeführt werden und dass alle Daten sicher sind.

Durch die Beachtung dieser Erfolgsfaktoren können Sie sicherstellen, dass alles erfolgreich verläuft und Ihre Arbeit effizienter gestaltet wird.

Weitere Tipps und Tricks für Office 365

Um das volle Potenzial von Office 365 auszuschöpfen, gibt es noch einige weitere Tipps und Tricks, die Ihnen helfen können, die Plattform optimal zu nutzen:

1. Nutzen Sie die Office 365 Funktionen vollständig aus

Office 365 bietet zahlreiche Funktionen, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Nutzen Sie beispielsweise SharePoint, um Ihre Dokumente online zu speichern und gemeinsam zu bearbeiten, oder verwenden Sie Microsoft Teams für eine effektive Zusammenarbeit in Echtzeit.

2. Integrieren Sie Office 365 in Ihre Geschäftsprozesse

Um das volle Potenzial von Office 365 auszuschöpfen, sollten Sie die Plattform in Ihre Geschäftsprozesse integrieren. Binden Sie beispielsweise Ihre Geschäftspartner und Kunden über Office 365 ein oder erstellen Sie individuelle Workflows, um Aufgaben zu automatisieren und Zeit zu sparen.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das volle Potenzial von Office 365 ausschöpfen, sollten Sie regelmäßige Schulungen anbieten. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie die Plattform effektiv nutzen können und sensibilisieren Sie sie für die Wichtigkeit von Datenschutz und Sicherheit.

4. Nutzen Sie Office 365-Integrationen

Office 365 kann nahtlos in viele weitere Anwendungen und Dienste integriert werden. Nutzen Sie beispielsweise die Integrationen mit LinkedIn oder Twitter, um Social Media Marketing in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren oder verwenden Sie die Integrationen mit Zapier, um automatisch Daten zu synchronisieren und zu verarbeiten.

Mit diesen Tipps und Tricks können Sie Office 365 noch effektiver nutzen und Ihr Unternehmen erfolgreicher machen.

Fazit

Nach Abschluss der Migration profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Eine effizientere Zusammenarbeit, höhere Flexibilität und Skalierbarkeit sowie eine verbesserte Sicherheit sind nur einige der Vorzüge. Durch die Migration in die Cloud können Sie außerdem Kosten einsparen und Ihre IT-Infrastruktur modernisieren.

Office 365 ist eine zukunftsorientierte Lösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Mit dem Einsatz von Office 365 bleiben Sie stets auf dem aktuellen Stand und können jederzeit von neuen Funktionen und Verbesserungen profitieren.

Die Umstellung erfordert zwar eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, jedoch zahlt sich die Anstrengung langfristig aus. Mit der Unterstützung von IT-Experten, wie MDSYSTEC, können Sie die Umstellung reibungslos und erfolgreich durchführen und somit den maximalen Nutzen aus Microsoft Office 365 ziehen.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei geholfen hat, die Umstellung erfolgreich zu planen und umzusetzen.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und Unterstützung.

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