IT-Outsourcing nach wie vor äußerst beliebt

Gerade im EDV-Bereich boomt der Markt der externen Dienstleister. Denn das IT-Outsourcing ist nach wie vor äußerst beliebt.

Das betrifft sowohl einzelne Arbeitsschritte und Aufgabenstellungen als auch einen kompletten Managed Service, sodass der Branche von Analysten auch in den kommenden Jahren glänzende Zuwachszahlen prognostiziert werden.

Wir gehen hier auf die Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Outsourcing ein. Denn die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ist mit Vor- wie auch Nachteilen verknüpft.

Hat die Pandemie das Thema IT-Outsourcing beeinflusst? Ja, sowohl die Digitalisierung allgemein als auch die Thematik IT-Outsourcing gewannen im Zuge der Pandemie an Bedeutung. Dabei traten jedoch die üblichen Argumente wie Kostenersparnis oder eine gesteigerte Effizienz in den Hintergrund. Vielmehr ging es darum, eine leistungsstarke EDV-Infrastruktur aufzubauen, die jeder erdenklichen Herausforderung gewachsen ist. Und das sowohl in Sachen Home-Office als auch im Rahmen der Cybersicherheit. 

Die IT-Landschaft im Wandel der Zeit

Tatsächlich gibt es verschiedene Faktoren, die den Boom der externen Anbieter, der Videotelefonie wie auch der CRM-Systeme ausgelöst haben. Dazu gehören, neben der Globalisierung und weltweit verzweigten Lieferketten, auch die Pandemie.

Denn logischerweise benötigen Unternehmen, die sich im weltweiten Wettbewerb behaupten müssen, eine leistungsstarke IT-Abteilung sowie fähige Kundenmanagement-Lösungen, die Arbeitsabläufe automatisieren und den Vertrieb ankurbeln. Gleichzeitig jedoch erlebten Cloud-Anwendungen just während der Pandemie einen wahren Boom. Denn plötzlich war Home-Office nicht mehr nur eine Option, sondern vielerorts Pflicht.

Dabei wurden jedoch Schwächen in der firmeneigenen EDV gnadenlos aufgedeckt. Schließlich waren viele Unternehmen mitnichten auf das Auslagern ihrer Mitarbeiter und Daten ins Home-Office gerüstet und mussten viele Netzwerke und heimische Computer erst für ihre neue Rolle fit gemacht werden.

Wie beeinflusst die digitale Revolution unseren Alltag?

Nicht umsonst sprechen Wissenschaftler und Wirtschaftshistoriker, nach der industriellen, längst von einer digitalen Revolution. Bei vielen Produkten, wie dem Deutschlandticket, sind Lösungen in Papierform gar nicht mehr vorgesehen. Alles läuft via Chip-Karte oder gar Apps auf dem Smartphone ab.

Ebenso erfordern digitale Krankmeldungen oder gar Online-Sprechstunden eine leistungsfähige und gut geschützte IT-Abteilung, sodass immer häufiger externe Dienstleister und Implementierungspartner ins Spiel kommen.

Ein erstes Fazit

Tatsächlich lagern viele Unternehmen, auch KMU-Betriebe, ihre EDV-Abteilungen zwischenzeitlich komplett aus. Dabei stehen dann die eingangs erwähnten Überlegungen wie eine Kostenersparnis und automatisierte Prozesse, die Arbeitsabläufe erleichtern, im Fokus der Überlegungen.

Zudem versprechen sich viele Unternehmen den Zugang zu Expertenwissen, der bei den internen Teams ist dieser Form nicht zu finden zu ist. Schließlich werden viele Software-Anwendungen immer komplexer, sodass bereits die Auswahl und Implementierung einer neuen CRM-Lösung ein hohes Know-how fordert.

Auch die Auslagerung bestimmter Aufgaben, etwa rund um die Cybersicherheit oder im Rahmen der Neuinstallation einer Software, ist bei vielen Vorständen beliebt.

Besonders häufig lagern Unternehmen aus folgenden Branchen ihre IT komplett oder auch in Teilen aus:

• Finanzdienstleister und Kreditinstitute 
• Unternehmen aus dem Gesundheitssektor
• Betriebe aus dem Maschinen- und Anlagenbau

Auch App-Entwickler, gewissermaßen selbst in der Software-Szene heimisch, tendieren dazu, externe Anbieter mit bestimmten Aufgaben und Entwicklungsschritten zu betrauen.

Die Computerwoche titelte daher schon mal mit dem Slogan "IT-Systeme raus – Know-how rein".

Wie beeinflusst der Fachkräftemangel das IT-Outsourcing?

Ebenso trägt der Fachkräftemangel seinen Teil zum Outsourcing bei. Laut Statistik zieht der Mangel an Facharbeitern nach dem Einbruch durch die Corona-Krise nun wieder an. 

Betroffen sind dabei laut Wirtschaftsministerium 44 Prozent aller Branchen. Besonders häufig jedoch werden Fachkräfte in folgenden Branchen gesucht:

• Medizin und Pflege
• Maschinenbau und Fahrzeugbau
• Elektrotechnik
• IT, Softwareentwicklung und Programmierung

Damit scheint ein IT-Outsourcing als logischer Schritt. Schließlich ist die große Zahl gut ausgebildeter EDV- und Software-Experten, gerade auf dem indischen Subkontinent, gemeinhin bekannt.

Auch eine exzellente Ausstattung externer Anbieter im Bereich Hardware ist hier in aller Regel gegeben. Dennoch will die Auslagerung von Aufgaben im EDV-Bereich an Dienstleister auf anderen Kontinenten (sogenanntes Offshore-Outsourcing) wohldurchdacht sein.

Denn Sprachbarrieren, soziokulturelle Hürden wie auch eine erschwerte Zusammenarbeit aufgrund der unterschiedlichen Zeitzonen müssen zu den Nachteilen des Offshore-Outsourcings gezählt werden. Zumindest jedoch stellen sie eine Herausforderung für alle Beteiligten dar.

Outsourcing nach Osteuropa als Alternative?

Gerade im Kontext deutscher Unternehmen wird daher oftmals ein Outsourcing nach Osteuropa ins Auge gefasst. Denn hier gleichen sich Zeitzonen und Mentalität.

Allerdings ist auch ein derartiges IT-Nearshoring mit Risiken verknüpft. Denn wann immer sich Unternehmen externer Dienstleister bedienen, machen sie sich in gewisser Hinsicht abhängig und verlieren die eigene Souveränität.

Einige Entscheidungsträger in Konzernen und Unternehmen bleiben daher der Inhouse-Lösung nach wie vor treu. Zumindest sollte das Outsourcing gut überlegt sein. Denn gerade externe Anbieter im Bereich der Buchhaltung oder EDV-Abteilung erhalten tiefe Einblicke in die eigne Geschäftsstrategie und könnten Betriebsgeheimnisse missbrauchen.

Gegenseitiges Vertrauen und exakte Absprachen werden damit unverzichtbar.

IT-Outsourcing: Vor- und Nachteile abwägen

Gerne möchten wir daher im Folgenden auf die Vor- und Nachteile von Outsourcing detailliert eingehen. Denn dies kann notwendig sein, ist aber auch mit Risiken verknüpft. 

So können branchenfremde Vorstände und Geschäftsführer die tatsächliche Expertise ihrer IT-Berater und Implementierungspartner im Vorfeld oftmals nur schwer einschätzen. Andererseits lässt der Fachkräftemangel innerhalb Deutschlands vielen Betrieben gar keine andere Wahl.

Auch dann, wenn den eigenen Mitarbeitern die benötigte Fachkenntnis fehlt, ergibt es absolut Sinn, bestimmte Aufgaben wie die Cybersicherheit auszulagern. Denn Cyberattacken nehmen zu und können ganze Unternehmen lahmlegen.

Cyberattacken nehmen zu

Betroffen sind viele verschiedene Branchen. Krankenhäuser ebenso wie KMU-Betriebe, wobei Hacker oftmals Datensätze verschlüsseln und diese erst nach Zahlung einer bestimmten Summe wieder freigeben. 

Auch renommierte Energieversorger oder Maschinenbaubetriebe wurden im Jahr 2023 schon gehackt. Externe IT-Berater wie MDSYSTEC setzen daher auf robuste Sicherheitskonzepte. Dabei werden mit modernsten Technologien Sicherheitslücken innerhalb der EDV-Abteilung der Auftraggeber identifiziert und proaktiv geschlossen.

Schließlich sind nahezu alle Branchen, die IT-Systeme nutzen, durch Hacker bedroht. Nicht einmal medizinische Dienste oder Volkshochschulen bleiben von Cyber-Attacken verschont.

Welche Vorteile bietet ein IT-Outsourcing?

Diejenigen, die bestimmte Aufgabenbereiche wie die Cybersicherheit oder auch ihre komplette IT-Infrastruktur auslagern:

• schließen Sicherheitslücken in ihrer EDV-Abteilung
• umgehen den Fachkräftemangel
• profitieren von Expertenwissen und bleiben mit ihrer Software up-to-date

Zudem lassen sich Lastspitzen abfangen, ohne dass eigene IT-Experten eingestellt werden. Das wiederum führt zu einer größeren Flexibilität.

Kosteneinsparungen und eine gesteigerte Effizienz durch automatisierte Prozesse sind bereits genannt worden. Zudem wird kein Kapital für eigene Hardware gebunden, die dann in wenigen Jahren schon wieder überholt ist.

Daher ziehen viele Entscheidungsträger in den Unternehmen sogar eine komplette Auslagerung der IT-Infrastruktur in Betracht. Dabei sollte jedoch auch ein besonderes Augenmerk auf die Herausforderungen und Risiken derartiger Lösungen gelegt werden.

Welche Nachteile gehen mit einem IT-Outsourcing einher?

Denn ganz gleich, ob Unternehmen einzelne Aufhaben oder die komplette EDV auslagern, immer besteht die Gefahr, dass Mängel und Fehler beim externen Dienstleister den eigenen Betrieb belasten. Das könnte ein IT-Ausfall sein, aber auch Fehler, die der externe Partner bei der Wahrnehmung der Cybersicherheit macht, werden zu einer Gefahr.

Zudem ist jedes Outsourcing mit einem Stellenabbau im eigenen Unternehmen verknüpft. Das wiederum führt zu Ängsten bei der Belegschaft und kann die internen Abläufe ausbremsen. Zudem büßt die Firma, mit den entlassenen Mitarbeitern, auch einen Teil ihrer Expertise ein.

Sollten im Nachgang der Beschäftigung des externen Unternehmens Probleme auftreten und der Wunsch nach einer eigenen IT-Aufteilung entstehen, muss das verloren gegangene Fachwissen erst mühsam wieder aufgebaut werden.

Neben einer Reihe von Vorteilen, die mit dem Auslagern bestimmter Projekte oder der kompletten IT-Infrastruktur verbunden sind, sollten den Entscheidungsträgern in den Unternehmen daher auch die Risiken bewusst sein.

Die Nachteile des IT-Outsourcings im Detail

Tatsächlich stellt die Qualitätskontrolle des externen Anbieters eine der größten Herausforderungen beim IT-Outsourcing dar. Diese wird umso schwieriger, je weiter der strategische Partner entfernt ist.

Doch auch dann, wenn der beauftragte IT-Dienstleister im selben Land wie das eigene Unternehmen ansässig ist, müssen folgende Risiken bedacht werden:

• Abhängigkeit und Kontrollverlust: Ganz gleich, ob Betriebe Produktionsschritte oder auch Dienstleistungen auslagern, jedes Outsourcing führt zu einer Abhängigkeit von weiteren Partnern. Die Qualität der zu erbringenden Leistung bleibt fürs Erste ungewiss.
• räumliche Distanz: Wer Dienstleistungen oder Arbeitsschritte auslagert, schafft unweigerlich eine räumliche Distanz. Die Wege werden länger, und Missverständnisse lassen sich nicht mehr auf dem kurzen Dienstweg klären. Meist sind Telefonate oder Video-Meetings nötig. Dabei können, je nach Sitz der externen IT-Partner, unterschiedliche Zeitzonen oder Sprachbarrieren die erfolgreiche Zusammenarbeit nochmals erschweren.
• erhöhter Kommunikationsbedarf: Nicht nur im Rahmen der eigentlichen Auslagerung, sondern auch im Zuge der späteren Zusammenarbeit, werden regelmäßige Video-Meetings zu einem unverzichtbaren Ritual. Schließlich betreut der externe IT-Berater viele verschiedene Kunden und ist mit dem Kerngeschäft des beauftragenden Unternehmens womöglich kaum vertraut.

Einige dieser Hürden, wie Sprachbarrieren, soziokulturelle Hürden oder unterschiedliche Zeitzonen, lassen sich jedoch bereits dann, wenn Firmen externe Experten suchen, begrenzen.

Wer kommt für ein IT-Outsourcing in Betracht?

Denn wer seine EDV-Abteilung auslagern will, hat die Qual der Wahl. Und das vom Freelancer über ein Systemhaus bis hin zur Agentur. Tatsächlich übernehmen nämlich auch IT-Lieferanten und Software-Anbieter oftmals einfache Schulungstätigkeiten wie auch die Installation. Für eine dauerhafte Auslagerung der IT-Infrastruktur kommen diese natürlich nicht in Betracht.

Allerdings sind gerade in der IT-Branche viele Freelancer, die ihre Dienstleistungen projektbezogen anbieten, auf dem Markt. Diese sind mitunter kostengünstiger als Agenturen, die eine IT-Beratung oder Implementierungstätigkeiten anbieten. Das Problem besteht darin, dass es Unternehmen hier mit einem typischen Einzelkämpfer zu tun haben. 

Ist der Freelancer krank oder bei einem anderen Kunden gebunden, liegt die eigene Problematik so lange brach. Trotz einer oftmals hohen Expertise will die Beauftragung von Freelancern daher wohldurchdacht sein.

Bei den klassischen Agenturen wiederum gibt es Generalisten wie auch Spezialisten. Manche haben sich auf individuelle Softwareanwendungen, unter anderem CRM-Lösungen, spezialisiert. Wiederum andere IT-Agenturen bieten im Rahmen der App-Entwicklung oder auch beim Aufbau von Online-Shops oder Webseiten ihre Dienstleistungen an.

Somit hängt die Entscheidung nicht zuletzt davon ab, wo der eigene Bedarf liegt.

Am Anfang steht ein Blatt Papier

Insofern ist eine kleine Checkliste, ganz gleich ob in Papierform oder als digitale Notiz, absolut sinnvoll. Diese enthält Fragen, wie:

• wird ein externer Anbieter einmalig beschäftigt oder soll dauerhaft outgesourct werden?
• wo soll der IT-Berater ansässig sein?
• wie hoch ist das für die Maßnahme zur Verfügung stehende Budget?
• sind Referenzen der Anbieter, die in die engere Auswahl kommen, bekannt?

Tatsächlich kosten sämtliche strategischen Entscheidungen rund um das Outsourcing Zeit. Die sollten sich die Entscheidungsträger in den Betrieben auch nehmen. Vornehmlich dann, wenn eine dauerhafte Kooperation geplant ist.

Kostenersparnis ist nicht alles

Dabei stellt die Kostenersparnis, die womöglich mit dem IT-Outsourcing verbunden ist, ein wichtiges, jedoch nicht das alles entscheidende Argument dar. Ebenso wichtig sind Moral und Unternehmenskultur beim beauftragten Dienstleister. 

Zudem muss an die Befindlichkeiten der eigenen Mitarbeiter wie auch der Kundschaft gedacht werden. Denn wie bereits beschrieben, führen Outsourcing und der damit verbundene Stellenabbau zu Verunsicherungen im eigenen Team. Auch wird gerade die Auslagerung von Tätigkeiten in Länder mit einem niedrigen Lohnniveau nicht von allen Kunden geschätzt.

Insofern sind ein Nearshore-Outsourcing innerhalb der EU oder gar deutsche Implementierungspartner durchaus eine Überlegung wert. Denn so lassen sich sprachliche wie auch soziokulturelle Hürden vermeiden. 

Unser Fazit:

Die Entscheidung, ob – und wenn ja wohin – ein IT-Outsourcing sinnvoll ist, muss jedes Unternehmen für sich selbst fällen. Fakt ist, dass eine IT-Abteilung, sobald sie einmal installiert ist, einen gewissen Zeitraum reibungslos funktioniert. Darin liegt Fluch wie auch Segen zugleich. 

Denn gerade in kleineren und mittleren Betrieben haben fest angestellte IT-Experten selten permanent zu tun. Freelancer und externe Implementierungspartner hingegen können Leistungsspitzen optimal abfangen.

Zudem bieten gerade IT-Agenturen ein gebündeltes Fachwissen aus vielen verschiedenen EDV-Bereichen an. Hierin liegt wiederum der Vorteil gegenüber Freelancern, die sich womöglich allein auf ein Fachgebiet spezialisiert haben. 

Es gibt also gute Gründe gegen ein IT-Inhouse, denn mit externen Dienstleistern an ihrer Seite bleiben Unternehmen flexibel, profitieren aber dennoch von einem großen Know-how. Anderseits lassen sich Sicherheitsbedenken und eine gewisse Abhängigkeit nicht verleugnen.

Damit sind die Entscheidungen für oder auch gegen ein IT-Outsourcing sehr persönlicher Natur oder werden durch die eigene Branche beeinflusst.

Willkommen bei den Experten von MDSYSTEC

Als externer IT-Berater und Implementierungspartner ist der MDSYSTEC eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe äußerst wichtig. Geboten wird eine strategische Beratung rund ums IT-Outsourcing. Dabei nehmen die Experten von MDSYSTEC die komplette IT-Infrastruktur unter die Lupe und regen Verbesserungen an.

Typisch für das Team sind individuelle Lösungen, auch und gerade im Cloud-Bereich. Denn erfahrungsgemäß sind viele Unternehmer von den großen Anbietern mit ihren standardisierten Lösungen zwischenzeitlich enttäuscht.

Kundenorientierung und eine individuelle Anpassung an die Geschäftsprozesse sowie die Bedürfnisse des beauftragenden Unternehmens stellen für MDSYSTEC daher eine Selbstverständlichkeit dar.

Im Team selbst werkeln Generalisten wie Spezialisten, Techniker wie auch Strategen. Denn gerade die Cybersicherheit gewinnt im Hinblick auf sich häufende Hacker-Angriffe zunehmend an Bedeutung. Diese können, mit der IT-Infrastruktur, ganze Betriebe lahmlegen.

Daher nimmt MDSYSTEC gerade die Cyber Security ihrer Kunden äußerst ernst. Sicherheitslücken werden mit modernster Technologie identifiziert und schnellstmöglich geschlossen. Dabei stellen kosteneffiziente Sicherheitssysteme, die sich dennoch ständig optimieren lassen, eine Selbstverständlichkeit dar. Geringere Kosten durch ein Outsourcing müssen also mitnichten durch ein höheres Risiko erkauft werden.

Gerne berät Sie das Team und sucht mit Ihnen gemeinsam nach individuellen Lösungen rund um cloudbasierte Anwendungen, Managed Services und die wichtige Thematik der Cybersicherheit. Und sollte es nach der Implementierung einer neuen Software zu Problemen kommen, sind die Mitarbeiter von MDSYSTEC mit Firmensitz in Deutschland rasch bei ihren Partnern vor Ort. 

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