Inhouse IT vs. IT-Outsourcing - Was sind die Vor- & Nachteile?

Die Entscheidung, ob die eigene IT-Infrastruktur intern betrieben oder an einen externen Dienstleister ausgelagert werden soll, steht in jedem Unternehmen irgendwann an. Während wesentliche Geschäftsprozesse oft ungern aus der Hand gegeben werden, stellt sich die Frage, ob eine eigene IT-Abteilung für Unternehmen überhaupt notwendig ist oder eine externe IT Abteilung die kostengünstigere und zuverlässigere Lösung ist.

In folgendem Artikel möchten wir die Modelle Inhouse IT und IT-Outsourcing für Sie gegenüberstellen. 

Inhouse IT oder Outsourcing – eine strategische Entscheidung

Gerade rund um die IT-Abteilung eines Unternehmens muss früher oder später eine strategische Entscheidung gefällt werden.

Cyberangriffe nehmen zu und viele Softwarelösungen, etwa rund ums Kundenmanagement, sind heute äußerst komplex. Bei der Implementierung einer neuen Software sollte daher an externe Anbieter gedacht werden. Dabei kommt ein Outsourcing bereits für kleine oder mittlere Unternehmen in Betracht.

Im Umkehrschluss versprechen sich viele Unternehmen vom IT-Inhouse geringere Kosten. 

Tatsächlich hängt die richtige Lösung von verschiedenen Faktoren, wie auch der eigenen Branche ab. Manche Unternehmen profitieren von Managed Services und externen Beratern in besonderem Maße. Bei anderen wiederum muss ein IT-Outsourcing nicht zwangsläufig die optimale Lösung sein.

Vor allem jedoch hängen Erfolg und Effizienz eines IT-Outsourcings vom passenden Partner ab.

Die Vorteile der internen Lösung

Für eine Inhouse-IT-Lösung sprechen zum Beispiel:

• Die vollständige Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur. Strategische Entscheidungen, welche die IT-Infrastruktur betreffen, lassen sich ohne Absprachen und externe Partner rasch umsetzen.
• Der Schutz der IT-Infrastruktur liegt in der eigenen Hand. Dadurch, dass Mitarbeiter der eigenen Firma Risiken analysieren und Lösungsansätze vorschlagen, darf in aller Regel ein gewisser Vertrauensvorschuss in die Notwendigkeit der angedachten Maßnahmen unterstellt werden.
• Kurze Kommunikationswege führen dazu, dass Fehler und Schwachstellen rasch abgestellt werden. Denn alle, IT-Experten wie auch der Rest der Belegschaft, sitzen im selben Boot.

Die Herausforderungen bei Inhouse IT 

Dennoch kann auch die interne Lösung zu Problemen führen. Als Risiken und Gegenargument sollten vor einer endgültigen Entscheidung folgende Faktoren bedacht werden:

• Das monatliche Gehalt bereits eines einzigen IT-Beraters stellt einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Und das unabhängig davon, ob dieser gerade gebraucht wird. Gerade für kleine Unternehmen kann somit ein externer Dienstleister, der nur im Fall der Fälle tätig wird, die bessere Wahl sein.
• Die IT-Landschaft verändert sich ständig, und nicht jeder interne IT-Experte kann mit sämtlichen anfallenden Aufgaben gleich gut vertraut sein. Externe IT-Berater hingegen verfügen in aller Regel über ein dediziertes Entwicklerteam und können bei vielen Aufgaben eine hohe Qualität gewährleisten.
• Die Wirtschaft ist ständig in Bewegung. Teilbereiche eines Unternehmens werden aufgegeben oder neue Geschäftsfelder kommen hinzu. Mitarbeiter können kündigen und wichtiges Know-How verlässt das Unternehmen. Dies hat unweigerlich Auswirkungen auf die interne IT-Abteilung.

Vorteile von IT-Outsourcing

Tatsächlich kommt ein IT-Outsourcing nicht nur für Großunternehmen und Global Player in Betracht. Denn bestimmte Vorteile lassen sich auch für den Mittelstand oder kleinere Betriebe nicht von der Hand weisen.

Dazu zählen:

• Kostenersparnis: Oft ist es günstiger, externe IT-Berater und Implementierungspartner nur bei Bedarf hinzuzuziehen, als eine eigene IT-Abteilung dauerhaft zu beschäftigen.
• Hohe Qualität: Durch den digitalen Wandel werden Software und IT-Landschaft immer komplexer. Externe IT-Berater beschäftigen daher eine Vielzahl von Experten, die für jede denkbare Aufgabenstellung bestens ausgebildet sind.
• Flexibilität: Auch auf Veränderungen im Kerngeschäft eines Unternehmens können externe IT-Berater schnell reagieren, indem sie neue Softwarelösungen installieren oder weitere cloudbasierte Lösungen anbieten.

Nachteile des Outsourcings

Obwohl Risikomanagement und Qualitätssicherung bei externen Anbietern in aller Regel vorhanden sind, wollen wir hier mögliche Schwachstellen des Outsourcings nennen. Denn viele Unternehmen befürchten:

• Abhängigkeit vom externen Dienstleister
• Interne Daten müssen an den Dienstleister übermittelt werden
• Möglichkeit von Kommunikationsproblemen

Tatsächlich ist jeder externe Zulieferer oder Dienstleister mit einer gewissen Abhängigkeit verknüpft. Denn die Kontrolle über Prozesse und Verfahren geht ein Stück weit verloren. 

Zudem kann es vorkommen, dass die Erwartungshaltung eines Unternehmens durch den externen Dienstleister nicht erfüllt wird. Nicht zuletzt könnten, vornehmlich dann, wenn es zu einem IT-Outsourcing ins Ausland kommt, Kommunikationsprobleme auftreten.

Diese wiederum führen zu Verzögerungen und könnten schlimmstenfalls Sicherheitsrisiken auslösen. Unternehmen sollten sich daher bei der Auswahl externer IT-Berater Zeit nehmen und ggf. Referenzen anfordern.

IT-Sicherheit und Datenschutz in der Unternehmens-IT

Bei der Entscheidung zwischen der Auslagerung und der internen Betreuung der Unternehmens-IT spielen die Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes eine entscheidende Rolle. Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, ob sie die Kontrolle über ihre sensiblen Daten an einen externen IT-Dienstleister abgeben möchten oder ob sie die volle Verantwortung für die Sicherheitsmaßnahmen selbst übernehmen. 

Bei der Auswahl eines externen IT-Dienstleisters sollten Unternehmen besonders auf dessen Sicherheitsstandards und Zertifizierungen achten. Anerkannte Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 belegen, dass der Dienstleister die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen hat, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Kundendaten zu gewährleisten. 

Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Dienstleister über robuste Disaster-Recovery- und Business-Continuity-Pläne verfügt, um im Falle von Systemausfällen oder Sicherheitsvorfällen schnell reagieren zu können und die Systemverfügbarkeit aufrechtzuerhalten.

Unser Fazit:

Es gibt gute Gründe für externe Anbieter, die Unternehmen mit ihrem speziellen Expertenwissen zur Hand gehen. Da es dabei unweigerlich zu einem Austausch sensibler Daten kommt, sollte die Entscheidung jedoch wohldurchdacht sein. Denn auch die externen IT-Berater unterscheiden sich bezüglich ihrer Zuverlässigkeit und Expertise.

Zudem können Implementierungspartner mit einer gewissen geografischen Nähe zum Kunden bei Problemen zeitnah vor Ort sein. Gerne berät Sie das Team der MDS Gruppe rund um die Themenbereiche Cybersicherheit, Managed Services wie auch zu cloudbasierten Lösungen.

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