IT-Outsourcing vs. Inhouse IT - Was sind die Vor- & Nachteile?

Historiker und moderne Wissenschaftler sehen in Alexander von Humboldt den letzten Universalgelehrten der Menschheit. Ein Genie von nahezu umfassender Bildung, das selbst Johann Wolfgang von Goethe inspiriert hat. Denn wohin man auch rühre, er – von Humboldt – sei überall zu Hause, wird der Dichterfürst zitiert.

Im modernen Geschäftsleben dagegen ist eine Spezialisierung sinnvoll. Denn Unternehmen, die unter anderem ihren Kundenservice oder den IT-Bereich auslagern, können sich völlig auf ihr Kerngeschäft fokussieren und damit ihre Umsätze steigern.

Wie finde ich einen geeigneten IT-Berater und Implementierungspartner? Tatsächlich ist IT-Outsourcing ein weites Feld. Es gibt Generalisten, die einen All-Inklusive Service rund um die EDV-Infrastruktur anbieten. Andere wiederum haben sich auf spezielle Softwarelösungen wie CRM-Systeme spezialisiert. Insofern ergibt es Sinn, mit den Suchbegriffen zu spielen, wenn ein IT-Dienstleister und Implementierungspartner im Netz gesucht wird. Oftmals führen aber auch Empfehlungen von befreundeten Unternehmen oder Geschäftspartnern zum passenden externen Anbieter. 

IT-Outsourcing vs Inhouse IT– eine strategische Entscheidung

Gerade rund um die IT-Abteilung eines Unternehmens muss früher oder später eine strategische Entscheidung gefällt werden. Dabei kommt ein Outsourcing bereits für kleine oder mittlere Unternehmen in Betracht.

Denn Cyberangriffe nehmen zu, und viele Softwarelösungen, etwa rund ums Kundenmanagement, sind heute äußerst komplex. Zumindest bei der Implementierung einer neuen Software sollte daher an externe Anbieter gedacht werden.

Im Umkehrschluss versprechen sich viele Geschäftsführer und Vorstände vom IT-Inhouse geringere Kosten. Ob dies so ist, dieser Frage gehen wir hier auf den Grund.

Tatsächlich hängt die richtige Lösung nämlich von verschiedenen Faktoren, wie auch der eigenen Branche ab. Manche Unternehmen profitieren von Managed Services und externen Beratern in besonderem Maße. Bei anderen wiederum muss ein IT-Outsourcing nicht zwangsläufig die optimale Lösung sein.

Vor allem jedoch hängen Erfolg und Effizienz eines IT-Outsourcings vom passenden Partner ab.

Do-it-yourself ist out

Fakt ist, dass eine Do-it-yourself Mentalität allenfalls für Einzelunternehmer oder Kleinstbetriebe in Betracht kommt. Denn sobald die Kundenzahlen steigen, werden für bestimmte Aufgabenfelder, wie Marketing und Kundenservice, cloudbasierte Lösungen und Managed Services zum unverzichtbaren Instrument. 

Das wiederum bedeutet, dass nahezu zwangsläufig in Experten wie auch den Kauf und die Entwicklung von Software investiert werden muss. Dabei gestalten sich jedoch gerade die Auswahl und Implementierung einer CRM-Lösung komplex.

Bereits kleine und mittlere Betriebe investieren daher oftmals in eigene IT-Experten, was hohe Kosten nach sich zieht. Insofern können Managed Services-Anbieter und Unternehmen fürs IT-Outsourcing, die nur zeitweise beschäftigt werden, wirtschaftlich interessant sein.

Im Folgenden gehen wir auf Vor- und Nachteile beider Lösungen detailliert ein. 

Die Vorteile der internen Lösung

Für eine Inhouse-IT sprechen unter anderem:

• Die vollständige Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur. Strategische Entscheidungen, welche die IT-Infrastruktur betreffen, lassen sich ohne Absprachen und externe Partner rasch umsetzen.
• Der Schutz der IT-Infrastruktur liegt in der eigenen Hand. Dadurch, dass Mitarbeiter der eigenen Firma Risiken analysieren und Lösungsansätze vorschlagen, darf in aller Regel ein gewisser Vertrauensvorschuss in die Notwendigkeit der angedachten Maßnahmen unterstellt werden.
• Kurze Kommunikationswege führen dazu, dass Fehler und Schwachstellen rasch abgestellt werden. Denn alle, IT-Experten wie auch der Rest der Belegschaft, sitzen im selben Boot.

Welche Nachteile müssen rund um das Thema IT-Inhouse bedacht werden?

Dennoch kann auch die interne Lösung zu Problemen führen. Als Risiken und Gegenargument sollten vor einer endgültigen Entscheidung folgende Faktoren bedacht werden:

• Das monatliche Gehalt bereits eines einzigen IT-Beraters stellt einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Und das unabhängig davon, ob dieser gerade gebraucht wird. Gerade für kleine Unternehmen kann somit ein externer Dienstleister, der nur im Fall der Fälle tätig wird, die bessere Wahl sein.
• Die IT-Landschaft verändert sich ständig, und nicht jeder interne IT-Experte kann mit sämtlichen anfallenden Aufgaben gleich gut vertraut sein. Externe IT-Berater hingegen verfügen in aller Regel über ein dediziertes Entwicklerteam und können bei jeder nur denkbaren Aufgabe eine hohe Qualität gewährleisten.
• Das Geschäftsleben ist ständig im Fluss. Mitunter werden Teilbereiche eines Unternehmens stillgelegt oder neue Geschäftsfelder kommen hinzu. Da dies unweigerlich mit Auswirkungen auf die IT-Abteilung verknüpft ist, müssen im Fall der Fälle Mitarbeiter entlassen oder auch neu eingestellt werden.

Ein erstes Zwischenfazit:

Es gibt also Gründe für wie auch gegen das IT-Inhouse. Denn wer die IT-Beratung auslagert, verliert in gewisser Hinsicht die Kontrolle und macht sich ein Stück weit von seinem Partnerunternehmen abhängig. Im Umkehrschluss steigern externe Dienstleister die Effizienz und können oftmals flexibler agieren, als wenn eigene IT-Experten von einer Firma angestellt werden.

Unter anderem muss der Zugang zu einem speziellen Experten- und Fachwissen als der große Pluspunkt rund ums IT-Outsourcing benannt werden.

Welche Vorteile hat ein IT-Outsourcing bereits für kleinere und mittlere Unternehmen?

Tatsächlich kommt ein IT-Outsourcing nicht nur für Großunternehmen und Global Player in Betracht. Denn bestimmte Vorteile lassen sich auch für den Mittelstand oder kleinere Betriebe nicht von der Hand weisen.

Dazu zählen:

• die Kostenersparnis: Oftmals ist es günstiger, lediglich bei Bedarf externe IT-Berater und Implementierungspartner hinzuzuziehen, als wenn Unternehmen permanent eine eigene IT-Abteilung beschäftigen.
• die hohe Qualität: Durch die digitalen Transformationen werden Software und IT-Landschaft immer komplexer. Daher beschäftigen externe IT-Berater eine Vielzahl an Experten, die für jede denkbare Aufgabenstellung bestens geschult sind.
• die Flexibilität: Auch auf Veränderungen im eigentlichen Kerngeschäft einer Firma können externe IT-Berater schnell reagieren, indem sie neue Software-Lösungen installieren oder weitere cloudbasierte Lösungen anbieten.

Tatsächlich müssen eine erhöhte Flexibilität, ein hervorragendes Risikomanagement sowie die verbesserte Konzentration auf die Kernaktivitäten des eigenen Unternehmens zu den entscheidenden Argumenten für ein IT-Outsourcing gezählt werden.

Die Nachteile des Outsourcings

Obwohl Risikomanagement und Qualitätssicherung bei externen Anbietern in aller Regel exzellent sind, wollen wir hier auch auf mögliche Schwachstellen der externen Lösung detailliert eingehen. Denn viele Unternehmen befürchten:

• die Abhängigkeit
• die Weitergabe interner Daten
• mögliche Kommunikationsprobleme

Tatsächlich ist jeder externe Zulieferer oder Dienstleister mit einer gewissen Abhängigkeit verknüpft. Denn die Kontrolle über Prozesse und Verfahren geht ein Stück weit verloren. 

Zudem kann es vorkommen, dass die Erwartungshaltung eines Unternehmens durch den externen Dienstleister nicht erfüllt wird. Nicht zuletzt könnten, vornehmlich dann, wenn es zu einem IT-Outsourcing ins Ausland kommt, Kommunikationsprobleme auftreten.

Diese wiederum führen zu Verzögerungen und könnten schlimmstenfalls Sicherheitsrisiken auslösen. Unternehmen sollten sich daher bei der Auswahl externer IT-Berater Zeit nehmen und ggf. Referenzen anfordern.

In welchen Branchen ist ein IT-Outsourcing besonders populär?

Wie bereits beschrieben, steigt die Tendenz, bestimmte Aufgabenstellungen im EDV-Sektor auszulagern, in Abhängigkeit von der Branche, in der Unternehmen tätig sind. Festzuhalten bleibt jedoch, dass Groß- wie auch Kleinstunternehmen, und das über alle Branchengrenzen hinweg, heute Dienstleistungen oder auch einzelne Produktionsschritte auslagern.

Dabei werden, neben Logistik, Buchhaltung, Marketing und SEO-Aktivitäten, besonders häufig Teilbereiche der IT-Infrastruktur oder auch die komplette EDV-Landschaft outgesourct.

Dieses IT-Outsourcing wiederum scheint für Einzel- und Großhandelsunternehmen, für Anbieter im Finanzdienstleistungssektor, aber auch für App-Entwickler besonders interessant. 

Auch im Gesundheitssektor lagern viele Anbieter ihre EDV-Aktivitäten immer mehr an externe Anbieter aus. Und das aus gutem Grund. Denn gerade hier, im Gesundheitswesen, sind automatisierte Geschäftsprozesse und zufriedene Versicherte von großer Bedeutung.

Gleichzeitig geht es jedoch um sensible Patientendaten, deren Schutz oberste Priorität hat.

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen schreitet voran

Dennoch schreitet gerade im Gesundheitswesen die Digitalisierung unaufhaltsam voran. Und das angefangen bei der elektronischen Krankenakte bis hin zur Messung von Gesundheitsdaten via App.

Auch Plattformen zur Kommunikation zwischen Ärzten und Krankenhäusern sowie Online-Sprechstunden erfordern eine spezielle Software und müssen von einer leistungsstarken und gut geschützten EDV-Abteilung betreut werden.

Schließlich wären gerade hier, im Bereich der Gesundheitsbranche, mit ihrem sehr intimen Fachwissen über Patienten, Cyberattacken äußerst fatal. Selbst kleinere Praxisgemeinschaften denken daher häufig über das Auslagern bestimmter Aufgabenfelder, gerade im Bereich der Cybersicherheit, nach.

Nicht zuletzt lassen sich Routinetätigkeiten, wie die Aufnahme und die Entlassung von Patienten im Klinikalltag, durch eine Digitalisierung weitgehend automatisieren und verbessern. Das wiederum steigert die Effizienz. Die eigenen Mitarbeiter werden entlastet und gleichzeitig den Patientinnen und Patienten unnötige Wartezeiten erspart.

Leistungsstarke IT-Abteilungen sind somit in vielen Branchen, hin zum Gesundheitssektor, von unschätzbarem Vorteil.

Auch die Finanzindustrie lagert viele Tätigkeiten aus:

Wie beschrieben, setzen auch Finanzdienstleister verstärkt aufs Outsourcing. Geschätzte 95 Prozent aller Finanz- und Kreditinstitute lagern bereits heute einzelne Prozesse und Aktivitäten aus. Tendenz steigend.

Befragt nach den Gründen, wird neben der Kostenersparnis und der höheren Effizienz auch die Thematik der Wettbewerbsfähigkeit genannt.

Erst eine leistungsfähige EDV-Abteilung garantiert eine optimale Positionierung von Unternehmen am Markt

Tatsächlich haben auch die Globalisierung und die Notwendigkeit, an den weltweiten Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben, einen entscheidenden Einfluss auf das Outsourcing bestimmter Produktionsschritte oder Dienstleistungen. Denn externe Dienstleister aus der IT-Branche optimieren Arbeitsprozesse und Marketing, können aber auch die Entwicklungskosten bestimmter Produkte senken.

Zusammen mit der passenden Software und fähigen IT-Experten, lassen sich Prototypen wesentlich schneller zur Serienreife bringen, als das ohne externes Fachwissen der Fall wäre. Daher greifen auch Unternehmen aus der Automobilbranche oder dem Maschinenbau immer wieder auf einen externen Experten-Pool zurück.

Agilität und Skalierbarkeit in der IT

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, flexibel und anpassungsfähig zu sein. IT-Outsourcing bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre IT-Systeme an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen und gleichzeitig von der Skalierbarkeit zu profitieren, die externe IT-Dienstleister bieten.

Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen

Durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen IT-Dienstleistern können Unternehmen ihre IT-Services flexibel an die aktuellen Anforderungen anpassen. Diese Agilität ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. IT-Outsourcing bietet die notwendige Flexibilität, um Ressourcen und Kapazitäten je nach Bedarf zu skalieren und so das Unternehmenswachstum optimal zu unterstützen.

Strategische Skalierbarkeit durch IT-Outsourcing

Wachstumsorientierte Unternehmen profitieren besonders von der strategischen Skalierbarkeit, die IT-Outsourcing bietet. Durch die Auslagerung von Teilen der IT-Infrastruktur an spezialisierte Dienstleister können Unternehmen nicht nur Kosten einsparen, sondern auch betriebswirtschaftliche Risiken minimieren. IT-Dienstleister verfügen über das notwendige Fachwissen und die Ressourcen, um eine bedarfsorientierte Skalierung der IT-Services zu gewährleisten.

Die Vorteile der strategischen Skalierbarkeit durch IT-Outsourcing lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Flexibel definierbare Service Level Agreements (SLAs) ermöglichen eine bedarfsgerechte Anpassung der IT-Services
• Reduzierung von Risiken wie Know-how-Verlust beim Mitarbeiterwechsel oder zeitaufwändige Rekrutierungsprozesse
• Fokussierung auf Kernkompetenzen und Beschleunigung von Innovationszyklen
• Kostenoptimierung durch Vermeidung von Überkapazitäten und Investitionen in IT-Infrastruktur

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass IT-Outsourcing Unternehmen die notwendige Agilität und Skalierbarkeit bietet, um in einem dynamischen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein. Durch die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen und die strategische Skalierbarkeit der IT-Services können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

IT-Sicherheit und Datenschutz in der Unternehmens-IT

Bei der Entscheidung zwischen der Auslagerung und der internen Betreuung der Unternehmens-IT spielen die Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes eine entscheidende Rolle. Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, ob sie die Kontrolle über ihre sensiblen Daten an einen externen IT-Dienstleister abgeben möchten oder ob sie die volle Verantwortung für die Sicherheitsmaßnahmen selbst übernehmen. Bei der Auslagerung der IT-Systembetreuung ist es von größter Bedeutung, dass der gewählte Dienstleister über umfassende Sicherheitsmaßnahmen verfügt und die geltenden Datenschutzbestimmungen strikt einhält.

Ein Vorteil der internen Betreuung der Unternehmens-IT liegt darin, dass das Unternehmen die volle Kontrolle über seine Daten behält. Allerdings erfordert dies auch, dass das Unternehmen selbst für die Implementierung und Überwachung der notwendigen Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich ist. Dazu gehören unter anderem die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten, die Einrichtung von Firewalls und Virenschutzprogrammen sowie die regelmäßige Durchführung von Sicherheitsaudits. Diese Aufgaben erfordern spezialisiertes Fachwissen und können für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen.

Bei der Auswahl eines externen IT-Dienstleisters sollten Unternehmen besonders auf dessen Sicherheitsstandards und Zertifizierungen achten. Anerkannte Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 belegen, dass der Dienstleister die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen hat, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Kundendaten zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass der Dienstleister über robuste Disaster-Recovery- und Business-Continuity-Pläne verfügt, um im Falle von Systemausfällen oder Sicherheitsvorfällen schnell reagieren zu können und die Systemverfügbarkeit aufrechtzuerhalten.

Verschiedene Formen des IT-Outsourcings

Wer über die Auslagerung der kompletten EDV-Infrastruktur oder auch nur einzelner Abteilungen nachdenkt, wird unweigerlich mit Fachbegriffen wie dem Offshore-Outsourcing konfrontiert. Das bedeutet, dass die IT-Abteilung an einen Drittanbieter, der geografisch weit von der eigenen Firma entfernt ist, outgesourct wird.

Hier käme beispielsweise Indien mit seinen gut ausgebildeten Fachkräften in Betracht. Doch auch dabei sollten wiederum Risiken und Herausforderungen wohlbedacht sein. Die wären:

• Sprachbarrieren können zu Missverständnissen führen
• unterschiedliche Zeitzonen erschweren die Zusammenarbeit
• soziokulturelle Hürden führen womöglich zu Enttäuschungen auf beiden Seiten

Aus diesem Grund entscheiden sich einige Unternehmen, die an einem Outsourcing interessiert sind, für einen Kompromiss. Dieser nennt sich Nearshoring und betrifft im Kontext deutscher Unternehmen in aller Regel eine Auslagerung des Callcenters oder der EDV-Abteilung nach Osteuropa.

Beide, Unternehmen wie auch externer Dienstleister, agieren somit in der gleichen oder zumindest einer ähnlichen Zeitzone, und kulturelle Unterschiede fallen weniger ins Gewicht.

Nicht zuletzt könnten externe Mitarbeiter im eigenen Unternehmen, also in den Geschäftsräumen und an den PCs des Auftraggebers, tätig werden. Das IT-Outsourcing hat somit viele Gesichter, und letzten Endes findet jede Firma eine Lösung, die zur eigenen Branche und zum Budget passt.

Auf der Suche nach einem geeigneten Partner

Dennoch sollten sich Unternehmen, die ihre EDV-Landschaft oder auch Teile davon outsourcen wollen, bei ihrer Entscheidung Zeit nehmen. Schließlich geht es oftmals um sensible Daten und können Fehler im Bereich des Risikomanagements ganze Firmen in den Ruin treiben.

Gleichzeitig jedoch fällt eine Einschätzung der Expertise des externen Anbieters oftmals schwer. Gerade dann, wenn der IT-Berater im Ausland ansässig ist, kommen Sprachbarrieren oder auch soziokulturelle Hürden erschwerend hinzu.

Klare Absprachen und exakt definierte zeitliche Vorgaben, etwa rund um die Implementierung einer neuen Software, sind daher sehr zu empfehlen. Auch Referenzen des externen Anbieters erleichtern die Entscheidung.

Ebenso sollte sich das Unternehmen selbst, das Teile seiner IT oder auch die gesamte Abteilung outsourcen will, mit einer kleinen Checkliste auf das Gespräch mit dem externen Dienstleister vorbereiten. Darauf gehört die Frage:

• was genau wird – für wie lange – outgesourct?
• welche Ziele werden mit dem Outsourcing verfolgt?
• welches Budget steht zur Verfügung?
• welche zeitlichen Vorgaben gibt es, bis die jeweilige Maßnahme umgesetzt ist?
• wer trifft die Entscheidungen bezüglich Hardware und Software, die ggf. angeschafft werden muss?

Derart vorbereitet, können Vorstände oder Geschäftsführer die Suche nach einem externen IT-Berater und Implementierungspartner ganz entspannt angehen.

IT-Outsourcing innerhalb Deutschlands als Königsweg

Um Risiken und die Gefahr von Missverständnissen zu minimieren, sehen viele Experten im IT-Outsourcing innerhalb Deutschlands die beste Lösung. Denn so lassen sich Kommunikationsschwierigkeiten und denkbare soziokulturelle Probleme von Anfang an vermeiden. Zudem können externe IT-Berater und Implementierungspartner mit Sitz in Deutschland bei Cyberattacken oder anderen Problemen rasch vor Ort sein.

Denkbar wäre zudem eine Mischung aus interner Lösung und IT-Outsourcing, die für maximale Flexibilität sorgt. Denn dadurch haben Unternehmen eigene IT-Experten permanent vor Ort. Diese lassen sich durch externe Dienstleister und deren Fachwissen verstärken, wann immer Hilfe gebraucht wird. Dies könnte zum Beispiel bei Geschäftsumstrukturierungen oder der Implementierung einer neuen Software der Fall sein.

Auch dann, wenn neue Prototypen zur Serienreife gebracht werden, ist ein Expertenteam aus eigenen Mitarbeitern und externen Dienstleistern durchaus üblich. Denn so wird das Fachwissen verschiedener Branchen und Unternehmen gebündelt, was zu einer maximalen Sicherheit und Effizienz führt.

Die MDS Gruppe bietet zum Beispiel sowohl eine All-inclusive Lösung für die IT als auch die Übernahme projektbezogener Tätigkeiten an. Dazu gehören unter anderem robuste Sicherheitskonzepte gegen Cyberangriffe, die immer mehr an Bedeutung gewinnen. Denn Hackerangriffe nehmen zu und können nicht allein Behörden und öffentliche Einrichtungen lahmlegen.

Daher identifizieren die Experten der MDS Gruppe potenzielle Sicherheitslücken noch vor dem Fall der Fälle mit modernsten Technologien und schließen diese proaktiv. Ebenso wurden im Bereich der Cloud-Services eigene Lösungen etabliert. Und das aus gutem Grund. Schließlich zeigen sich immer mehr Kunden von den großen Cloud-Anbietern enttäuscht.

Unser Fazit:

Es gibt also gute Gründe für externe Anbieter, die Unternehmen mit ihrem speziellen Expertenwissen zur Hand gehen. Da es dabei unweigerlich zu einem Austausch sensibler Daten kommt, sollte die Entscheidung jedoch wohldurchdacht sein. Denn auch die externen IT-Berater unterscheiden sich bezüglich ihrer Zuverlässigkeit und Expertise.

Zudem können Implementierungspartner mit einer gewissen geografischen Nähe zum Kunden bei Problemen zeitnah vor Ort sein. Gerne berät Sie das Team der MDS Gruppe rund um die Themenbereiche Cybersicherheit, Managed Services wie auch zu cloudbasierten Lösungen.

Lassen Sie sich beraten, lernen Sie unsere Geschäftsphilosophie kennen und treffen danach Ihre Wahl.

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